檔案管理這項活，想必做過的行政er都有話可說：
檔案管理看似吃力不討好，卻又是不可或缺的基礎性工作。通過它，可以記錄下公司發展過程中的真實面貌，延續企業的文化及歷史；又能幫助業務部門以檔案材料為依據，吸取過往經驗及教訓，做出合理決策。
那么作為行政，該如何進行檔案管理，才能在維護企業經驗及成果的同時，輔助企業更快、更好地發展？不妨聽聽小知怎么說~
磨刀不誤砍柴工。檔案管理涉及的面繁雜、廣泛，需要行政人預先做好準備，才能在后續整理及管理過程中有條不紊。① 認識管理對象：什么是“檔案”？并非公司經營過程中產出的所有資料，都能稱之為檔案噢。行政er應厘清檔案的概念，才能在實際工作中，知道該管理什么材料。只有社會或個人在社會活動中直接形成，保存備查的各種形式及載體的數據、信息和知識記錄，才能稱之為檔案。 檔案具備原始記錄性、回溯性等特性。判斷一份文件是否屬于檔案，可參考以下這三點：◎ 此文件是否辦理完畢。假如一份文件還處于流程之中，那么就不屬于檔案；◎ 此文件是否具備利用價值。盲目保存經營過程中產生的所有文件，本質上是資源浪費；◎ 是否按一定規律集中妥善保存。單獨隨意擱置的文件也不能稱之為檔案。② 明晰管理范圍：該管理哪些？檔案管理涵蓋的范圍很廣，既可涉及品牌宣傳、合作榮譽、大事件等對外資料，也可覆蓋戰略規劃、投資運營、業務評估等對內材料。與此同時，文書規范性、離任審計、監察資料、無形資產等管理性質的資料，可以轉化為檔案的一部分；制度流程、企業文化等宣傳色彩的材料，也是時常被歸檔的對象。但并非將以上材料全部進行歸檔，就是對的。行政er應考慮自家公司實際需求，做到檔案范圍劃分科學合理。請參照以下 tips 進行決策吧：◎ 與各部門 leader 進行訪談，確定該部門需進行歸檔的具體文件類型；◎ 仔細確認各部門的制度及流程，確保每個流程及節點都有相應的交付物；◎ 根據各部門業務類型及需求的變化，適當調整檔案管理范圍；◎ 根據公司年度計劃判斷本年度檔案工作需涉及的部分。③ 組織人員配置：由誰進行管理？檔案管理不是單打獨斗，而應「統一指導、分級管理」。在設置專門的檔案管理人員，負責擬定規劃、制度及實施方法的同時，最好應在各部門配置相應的兼職人員，負責本部門材料的形成及收集。必要時，還應組織相關人員進行檔案管理培訓。例如：人事部、財務部、業務部中涉及敏感內容的文件，可由其生成部門自行管理，檔案部實施監管。④ 確定場地支持：應存放在哪里？在具備條件、符合需求的情況下，可將檔案放置在檔案室內；沒有條件的情況下，也可以設置帶鎖的柜子進行檔案歸置。歸置檔案的場地及設備并非越高級越好。而應根據企業自身情況而定，既要保證檔案安全性、私密性與完整性，又得符合公司資源的實際調用情況及業務需求，量力而行。假設10人以下的初創公司，動用庫房來進行檔案管理，顯然就大材小用了。◎ 在設備配備上預先為“九防”服務，例如安裝二氧化碳滅火器、防爆燈、漏水報警裝置等。開展檔案工作，要求檔案管理人員具備耐心、細心的同時，又得具備原則性，嚴格按制度、規則辦事。可參考以下開展工作過程中的實用建議~① 確立檔案管理的制度與流程是關鍵。應在符合公司實際需求的基礎上，制定貼合檔案管理人員工作習慣的制度。可在擬寫制度及流程前，借鑒國家規范制度及優秀企業檔案細則中的閃光點。一般來說，檔案工作的具體流程可分為：文件審核、文件接收、文件錄入、文件整理及歸檔、庫房整理。每塊細分類別下又有不同的注意事項。A 文件審核。專業性文件須經生成部門進行標準確認（哪些文件、原件/復印件、是否簽字蓋章等）；非專業性文件則審核其流程及內容是否符合公司要求。另外，文件轉化成檔案的過程中，要站在檔案的角度，審核其是否完整、連續、有效。B 文件接收。交接雙方應有文字性憑證，例如郵件或移交單等。應記錄文件排列的順序及規格，確認文件的頁數、載體類型、原件或復印件等信息。C 文件錄入。這是最為關鍵的環節，將直接影響后期檔案的利用效果。錄入文件時，應做到：◎ 除文件本身信息外，需添加檔案信息（如檔號、類別代碼、分類代碼等）；◎ 為便于利用者檢索和查閱檔案信息，需對文件信息進一步優化（摘要、關鍵字、備注說明等）。◎ 每份文件起碼要有全宗號、檔號、年度、所屬機構、文件題名、責任者、文件編碼、載體類型、原件/復印件、保管期限等信息。D 文件整理及歸檔。原則上按份整理，部分文件按套整理（如訴訟文件）；實行紙質+電子結合的雙軌管理制度。例如，重要電子文件做到打印留底歸檔；存放時應按照所屬公司、年度、類型依次擺放。E 庫房整理。庫房的整理及管理決定了檔案保存的完整性。日常工作開展中，應注意：◎ 原則上保管和使用分離，即檔案借閱室應與檔案存放室割離；◎ 做到防火、防盜、防塵、防蟲、防曬、防潮、防高溫、防有害生物、防污染等（例如日常打掃、保養消防器材、控制溫度及濕度等）。② 做好檔案的分類管理是基本原則。檔案管理人員應將各部門提交的文件、材料、證照等，按照歸檔要求組件，有序排列，以便后期的管理及利用。一般來說，組件是以單份文件為一件，但也可將關聯緊密的多個件組成一件。文件依據自身屬性、特征及利用需要可劃分為以下幾類：◎ 按照載體歸納：可分為影音類、電子類、紙質類、實物類；◎ 按照內容歸納：可分為資產類、標準類、文書類、管理類；◎ 按照機構歸納：即按文件生成中心或部門進行分類；◎ 按照復式結構歸納：可分為年度+內容、年度+機構、機構+內容等。在分類管理時，應根據自家公司情況及需求，采用合適的結構進行分類。例如：年度-機構-保管年限等。并依據分類標準做好檔案陳列，方便后期檢索。③ 依據時效、管理范圍變動對檔案進行規模性調整。可按照半年、一年的時間長度，定期銷毀失效或不具備價值的檔案。成立檔案鑒定小組，專門對到期檔案進行清查、鑒定。在接受監督的情況下，處理檔案。
另外，根據業務部門需求反饋，檔案工作也應進行相應調整。例如：業務部門需歸檔的具體文件變動，那么檔案管理工作也應有所應對。④ 制定檔案管理應急方案，避免險情，做好萬全之策。重要檔案在突發事件來臨時，應能及時被轉移到安全場所，得到最大限度的保護。檔案管理不是將檔案整理完就算結束了。讓檔案有效流通及利用，才是檔案管理的終極目標。① 建立查詢、借閱等制度，讓檔案成果惠及員工。原則上由檔案部門對統一保管的檔案文件進行利用，文件生成部門不得隨意將其生成持有的文件外借。檔案可通過原件、復印件、電子件、在線閱覽等形式進行利用，檔案管理人員應根據文件借閱方式和檔案密級不同（公開、秘密、機密、絕密），制定不同的借閱流程。同時注意檔案歸還時不被涂改、保存完整。② 根據檔案信息，為公司決策提供數據支持。在檔案整理的過程中，就可收集相應的數據及建議。◎ 文件接收過程，可依據數量梳理各階段業務活躍度；另外，檔案管理人員還可對檔案信息進行再加工，提供有效的檔案產品。例如：對公司每年度打印機租賃費用進行匯總，為相關部門提供數據支持；對租賃合同進行分析梳理，可得出本年度公司設立了多少分公司，分局區域等信息。檔案管理是項長期工作，需要行政er付出足夠的耐心，才能收獲完美答卷。優質的檔案工作不僅是行政人職場進階的階梯，也是業務部門得以正確決策的合理依據。
